Wajib Tahu 31 Trik Menjadi Event Organizer Handal

Event Organizer atau yang biasa disingkat EO merupakan satu rangkaian tim yg tugasnya menyelenggaarakan berbagai macam acara seperti pernikahan, pesta, seminar, konser, dan lain-lain. Dulu usaha ini tidak poly diincar orang lantaran kerjanya yang ?Tidak terlihat?. Tetapi seiring menggunakan perkembangan zaman, sedikit demi sedikit reputasi EO semain semakin tinggi. Pernikahan menaruh kontribusi yang akbar bagi perkembangan usaha ini. Bahkan EO yg spesifik melayani event pernikahan mempunyai istilahnya sendiri yaitu Wedding Organizer (WO).

Berencana meniti karier pada dunia EO? Sebaiknya pelajari terlebih dahulu tips dan triknya. Bagi Anda yg tertarik berbisnis EO, berikut ini Tim BisnisHack telah menyediakan 31 langkah supaya menjadi seseorang ?Event manager? Yg hebat. Langkah-langkah tersebut tidak membutuhkan modal yg besar . Hanya diharapkan komunikasi, semangat belajar, serta kondisi fisik yang lebih bertenaga.

1. Tentukan siapa pesertanya

Hal pertama yg harus dilakukan merupakan menentukan siapa peserta yg dituju. Tanpa menentukan target peserta yang akan hadir, akan membuat kegiatan ini sebagai kurang maksimal . Sebagai contoh, Anda ingin mengadakan konser musik. Keinginan ini tidak bisa hanya berhenti sampai di sini. Tentukan pula konser apa yang akan diselenggarakan, siapa yang akan datang. Apakah konser tersebut konser musik pop, dangdut, atau jazz. Apabila yang dipilih adalah konser musik pop, umumnya kalangan peserta yg akan hadir merupakan anak belia. Dari contoh pada atas, mampu dibandingkan macam peserta yang akan hadir. Peserta konser musik pop tentu berbeda menggunakan musik dangdut atau jazz.

Dua. Buat tujuan yang jelas

Buat tujuan yang kentara tentang kegiatan yang akan diselenggarakan. Jangan-jangan aktivitas tersebut tidak mempunyai manfaat dan tidak begitu bermakna. Penentuan tujuan seakan merupakan hal yang sepele. Tujuan usahakan nir disepelekan & diremehkan. Karena alasan tujuan jua seorang sanggup memutuskan buat nir menghadiri acara tersebut. Tujuan bisa berpengaruh terhadap banyak hal misalnya konsep acara & pencarian sponsor.

3. Buat daftar perencanaan yg detail

Setelah Anda memilih peserta & tujuan, barulah daftar perencanaan bisa dibentuk. Dua aspek pada atas nir sanggup diremehkan begitu saja. Tanpa tahu siapa pesertanya, Anda nir mampu membuat perencanaan lebih lebih jelasnya. Tanpa tujuannya, rencana Anda hanya sebatas di atas kertas, ringan & nir berbobot.

Buat perencanaan yang detail tentang ketika dan loka, konsumsi, pihak yang terlibat, dan lain sebagainya. Usahakan sedetail mungkin. Seorang event-organizer haruslah seseorang yang peduli detail. Sebagai contoh, dalam menentukan konsumsi, tetapkan jenis menunya saja tidak cukup. Perlu koordinasi lebih lanjut mengenai cara penyajian, bagaimana alur peserta untuk menerima konsumsi, bahkan hingga rona tisu pun nir boleh luput berdasarkan perhatian.

4. Buat jadwal aktivitas

Langkah keempat, buatlah jadwal aktivitas. Menyusun jadwal aktivitas berarti menjadwalkan semua hal yg terdapat pada daftar rencana Anda. Semuanya. Tidak hanya sebatas hari H menurut kegiatan tersebut. Pastikan kapan memesan tempat, pastikan kapan menerima sponsor, & lain sebagainya. Tanpa jadwal kegiatan yg jelas, waktu bisa berlalu begitu saja & menciptakan semuanya terlewatkan menggunakan sia-sia. Jadwal aktivitas ini umumnya lebih dikenal menggunakan istilah ?Timeline?.

Lima. Fleksibel

Sebagai seseorang event-organizer, Anda tentunya memahami bahwa banyak hal mampu berubah menurut planning awal. Jangan terlalu idealis pada menanggapi perubahan tersebut. Bersikap fleksibel akan membantu Anda berpikiran lebih terbuka. Sebagai model, Anda mampu mencari katering cara lain jika katering yg direncanakan ternyata tidak bisa memenuhi permintaan.

6. Realistis

Poin ini berhubungan dengan poin pada atas. Fleksibel sedikit banyak berkaitan menggunakan realistis. Seseorang yang bersikap fleksibel akan bisa berpikiran realistis & lebih mampu menerima fenomena. Dengan bahasa yang lain, realistis merupakan suatu perilaku buat tidak terlalu memaksakan diri. Terlalu memaksakan diri akan menjadikan tidak baik & bisa memalingkan menurut tujuan awal.

7. Siapkan planning B

Seperti yang telah disebutkan di atas, poly hal bisa berubah dari planning awal. Oleh karenanya selalu sediakan rencana B. Siapkan pula rencana buat hal nir terduga. Dalam perencanaan ini, jikalau sanggup semua hal mempunyai planning B. Misalkan, pada sebuah seminar, apabila pembicara A yang diinginkan ternyata nir menerima tawaran, harus ada cadangan pembicara B. Begitu jua antisipasi jika pembicara B tersebut nir sanggup tiba pada hari H.

8. Buat aturan belanja

Ini dia, hal yang cukup sulit untuk dilakukan. Apabila hanya sekedar membuat anggaran, semua tentu bisa. Titik susahnya merupakan menciptakan aturan yang realistis. Bagian yg acapkali dilupakan yaitu biaya nir terduga. Kebanyakan orang lupa memasukkan komponen ini. Dalam setiap aktivitas, sine qua non aturan tersendiri buat hal yang tidak terduga.

9. Cari sponsor

Merancang suatu event, sering membutuhkan kapital yang nir sedikit. Apalagi bila skalanya nasional & mengundang beberapa tokoh tingkat nasional. Paling tidak Anda harus siapkan kocek puluhan juta rupiah. Salah satu cara buat mengatasi hal ini merupakan dengan menggandeng sponsor. Cari sponsor yang sesuai menggunakan kegiatan yang sedang dijalankan. Terutama apabila Anda adalah pebisnis pemula & belum mempunyai kapital yang cukup.

Dalam mencari sponsor, carilah sponsor lebih poly dari jumlah yg diperlukan. Misalkan diperkirakan, sponsor yg dibutuhkan hanya 10, Anda harus mencari lebih berdasarkan 10. Sponsor yg dibutuhkan tadi belum tentu semuanya akan menyetujui dan bersedia berpartisipasi. Lebih baik lagi, bila yg diperlukan merupakan 10 sponsor, carilah 100 sponsor. Jangan lupa pakai proposal yg menarik karena tentunya ada ribuan proposal lain yg menjadi pesaing Anda.

10. Kumpulkan dana menurut rakyat

Salah satu trik lain untuk menyiasati anggaran adalah menghimpun dana dari masyarakat. Tidak semua sponsor mau ikut serta dalam kegiatan Anda. Bahkan tidak jarang pula kasus sebuah event organizer tidak mendapatkan sponsor sama sekali. Anda bisa menjual tiket kepada masyarakat dan tentukan jumlah minimal. Misalkan, jumlah minimal agar acara tersebut bisa terselenggara di sebuah gedung adalah 100 orang. Jika tiket  yang terjual ternyata tidak memenuhi kuota, Anda bisa mencari alternatif tempat yang lebih murah.

11. Jangan kenal lelah

Jika Anda pebisnis pemula pada bidang EO, jangan pernah kenal lelah buat selalu mempromosikannya. Semakin poly promosi, semakin poly orang yang mengenal, semakin besar peluang masyarakat memakai jasa Anda. Jika sudah demikian, peluang usaha Anda buat sukses akan semakin besar , sehingga mampu merekerut karyawan menjadi pelaksana.

12. Temukan alasan menarik buat hadir

Dalam menciptakan sebuah event, selain tujuan, alasan pula menjadi hal yg penting. Alasan ini lebih ditujukan dalam peserta. Ciptakan kesan pada peserta bahwa event ini sangat berguna & sebuah kerugian besra apabila beliau nir hadir. Tetapi hendaknya penyampainnya dilakukan secara tersirat dan elegan. Jika dilakukan secara terang-terangan yg terjadi justru malah terkesan mengemis.

13. Komunikasi dengan media

Komunikasikan aktivitas menggunakan media. Peran media sangat besar buat menyebarkan warta dalam masyarakat. Gunakan fasilitas ini buat mengembangkan warta mengenai event yg akan diselenggarakan. Misalkan menggunakan surat warta, radio, dan lain sebagainya.

14. Gunakan ?Hashtag? Twitter

Gunakan hashtag pada Twitter untuk mendongkrak popularitas event Anda. Anda sanggup mengadakan kuis sederhana misalkan siapa saja yg bisa menjawab pertanyaan dengan mencantumkan hashtag pada Twitter akan mendapat hibah menarik. Promosi ini cukup efektif. Biayanya relatif murah. Bahkan apabila banyak yang ikut, event Anda mampu sebagai ?Trending topic? Nasional.

15. Promosi melalui event sebelumnya

apabila Anda mengadakan event sebelum event yg lainnya, maka event sebelumnya tadi bisa dipakai buat menginformasikan mengenai event yang selanjutnya. Apalagi bila event tersebut meraih sukses. Hampir bisa dipastikan peserta akan datang kembali karena telah percaya.

16. Iklan pada jejaring sosial

Salah satu sarana kenaikan pangkat yang efektif adalah jejaring sosial. Ada banyak jejaring sosial yg bisa dimanfaatkan. Beberapa di antaranya adalah Facebook, Twitter, Path, Instagram, dan lain sebagainya. Di zaman terkini ini, hampir semua orang memiliki setidaknya satu akun pada dunia maya.

17. Gunakan YouTube buat kenaikan pangkat

Promosi dengan brosur dan poster telah terlalu biasa? Anda bisa mencoba kenaikan pangkat memakai video. Manfaatkan fasilitas yg terdapat di YouTube & unggah video Anda buat menarik peserta. Iklan dengan video mampu dibilang lebih komunikatif dibanding iklan menggunakan poster, brosur, atau pamflet. Hubungkan akun YouTube Anda menggunakan akun jejaring sosial.

18. Gunakan registrasi online

Terkadang pihak penyelenggara mengalami kesulitan ketika wajib memperkirakan berapa jumlah peserta yg hadir. Untuk meminimalisasi hal ini, pakai pendaftaran online bagi peserta yang akan hadir. Tujuannya adalah buat menerima citra berapa jumlah peserta yg akan tiba. Meskipun hal ini nir mengklaim 100% setidaknya mampu digunakan sebagai citra. Jumlah peserta memberikan pengaruh dalam poly hal. Dengan mengetahui jumlah peserta, perencanaan yg dibuat akan lebih mudah.

19. Jangan lupakan konsumsi

Tidak semua aktivitas membutuhkan konsumsi. Ada beberapa jenis aktivitas yang nir membutuhkan konsumsi. Jika kegiatan membutuhkan konsumsi, perhatikan baik-baik mengenai semuanya sampai hal yg sedetail mungkin. Konsumsi merupakan keliru satu hal yang paling disorot & dikomentari oleh peserta.

20. Kerjasama menggunakan pihak lokal

Maksud dari pihak lokal merupakan masyarakat sekitar yang turut berperan dalam kesuksesan acara tapi tidak termasuk dalam kepanitiaan. Contohnya adalah juru parkir & keamanan. Peran mereka meskipun nir terlihat tapi cukup krusial dan berpengaruh.

21. Berikan bonus ?Early bird?

Maksudnya yaitu beirkan insentif bagi peserta yang mendaftar terlebih dahulu. Misalkan 100 peserta pertama akan menerima kaos perdeo. Dengan demikian, lebih banyak peserta yg tertarik & segera mendaftar.

22. Delegasikan tanggungjawab

Jika skala EO Anda telah mulai membesar, inilah saatnya buat merekrut karyawan. Hal ini untuk menghindari tugas & pekerjaan yg menumpuk. Daripada berhe,at akan tetapi justru banyak pekerjaan yg tidak kunjung selesai, lebih baik sedikit berinvestasi buat merekrut karyawan.

23. Komunikasi jangan sampai putus

Usahakan komunikasi dengan pihak-pihak terkait jangan hingga putus. Komunikasi merupakan kunci dari poly hal. Satu kali miskomunikasi bisa menyebabkan banyak agenda menjadi berantakan. Ingat bahwa komunikasi tidak hanya dibutuhkan bagi tim inti saja tapi juga warga sekitar yang terlibat.

24. Perlakukan sponsor dengan bijak

apabila ada sponsor yang bersedia bekerja sama menggunakan Anda, perlakukan dia sebaik mungkin namun sewajarnya. Sewajarnya dalam artian jangan berlebihan. Perlakuan seenaknya dalam sponsor akan berujung pada reputasi EO Anda. Sekali menciptakan kesalahan, buat selanjutnya jasa Anda nir lagi dipercaya. Apalagi jika bekerjasama menggunakan perusahaan internasional, profesionalitas kerja wajib senantiasa dijaga.

25. Tim jejaring sosial

Ada baiknya bila terdapat tim spesifik buat mengelola jejaring sosial. Untuk membentuk hasil yang optimal, promosi melalui jejaring sosial pula harus dilakukan menggunakan maksimal . Tidak hanya sebatas mengunggah poster atau menyiarkan informasi tapi juga menjawab komentar dan pertanyaan menurut para calon peserta.

26. Ciptakan harapan positif

Poin ini berlaku bila hari H tiba. Sebenarnya tidak perlu menunggu saat hari H datang akan tetapi akan lebih baik jika lebih poly harapan positif yg Anda berikan. Aura positif akan melahirkan aura positif. Begitu jua sebaliknya, aura negatif akan melahirkan aura negatif. Dengan berpikiran positif, maka aura yg akan didapatkan jua positif.

27. Berikan sikap dan penampilan terbaik bagi peserta

Konsumen adalah raja. Begitu selalu istilah pepatah. Dalam hal ini, yg menjadi raja adalah peserta. Oleh karenanya, Anda perlu memberikan penampilan & perilaku yang terbaik bagi mereka. Ibaratkan bahwa Anda seolah-olah akan menghadap seorang raja. Buat mereka terkesan menggunakan penampilan & sikap Anda.

28. Latihan berbicara pada depan generik

Pada suatu waktu, Anda pasti akan diminta untuk berbicara entah memberi sedikit sambutan atau justru sebagai pembicara. Lakukan latihan berkali-kali dan tanya pendapat orang pada lebih kurang tentang penampilan Anda.

29. Survei dalam peserta

Survei dilakukan ketika acara sudah berakhir. Anda mampu menunjukkan angket atau survei melalui jejaring sosial & bertanya mengenai pesan & kesan berdasarkan peserta. Hal ini bertujuan buat mengetahui tanggapan mereka apakh event tadi menarik dan bermanfaat atau tidak. Dengan mengetahui pendapat menurut peserta, Anda mampu merencanakan hal yg lebih baik jika akan mengadakan acara serupa.

30. Evaluasi

Survei dalam peserta merupakan langkah evaluasi secara eksternal yaitu dari luar tim. Sedangkan poin penilaian pada sini adalah penilaian internal yg dilakukan anggota tim. Biasanya, akan ada banyak hal yg terjadi waktu penilaian. Ada sebuah program yang meleset 100% berdasarkan planning semula, ada jua yg berhasil 90% sesuai menggunakan rencana. Perlunya evaluasi adalah supaya kesalahan yg sama nir terulang lagi pada program berikutnya. Evaluasi jua bisa digunakan menjadi media komunikasi antaranggota. Jika tidak ada evaluasi, rangakaian event tadi dirasa kurang lengkap.

31. Selalu siap sedia jika terdapat yang nir sesuai

Bagian ini sebenarnya merupakan bagian berdasarkan planning B. Selain menyiapkan planning B, yg paling penting adalah eksekusi waktu di lapangan. Tidak jarang planning B yg sudah disusun justru nir mampu digunakan. Rencana C, renacana D, & planning R inilah yg umumnya akan timbul secara nir terduga. Sebagai seseorang event-organizer yang baik, Anda perlu menyadari hal ini. Jika terdapat yang nir sesuai, kemudian nir lantas berongsang.

Bagaimana? Sudah siapkah Anda menjadi seorang ?Event manager?? Langkah-langkah pada atas relatif gampang dipraktikkan. Tidak ada yg sukar pada global ini apabila mau mencoba. Semakin bertambahnya penduduk Indonesia yang pula diiringi peningkatan ekonomi menciptakan usaha EO mempunyai masa depan yg cerah.